Подготовка презентаций (рекомендации)

Материал из MachineLearning.

Приведённые ниже рекомендации по поготовке выступлений и презентаций адресованы, главным образом, студентам и аспирантам.

Типы презентаций

Прежде чем приступать к подготовке презентации, необходимо определить целевую аудиторию и продолжительность выступления. От этого будет зависеть всё построение презентации. Презентация одной и той же работы на 5 минут и на полтора часа - это две разные презентации; первая не делается простым выбрасыванием слайдов из второй.

Рассмотрим наиболее типичные частные случаи.

Защита дипломной работы. Это наиболее короткая презентация, 5-10 минут. Необходимо сосредоточиться на постановке задачи и перечислении собственных результатов. Аттестационной комиссии должно стать понятно: была какая-то сложная проблема, Вы усердно поработали над её решением, и что-то удалось улучшить. Члены комиссии могут плохо разбираться в специфике и даже терминологии Вашей работы, поэтому не надо говорить о технических деталях. В то же время, на слайдах эти детали могут быть показаны в виде довольно сложных формул, таблиц, графиков. Рекомендуется цветом или жирным шрифтом выделять те их ключевые фрагменты, на которых Вы останавливаетесь при обсуждении. Например, Вы говорите: «в этом функционале введено штрафное слагаемое, позволяющее…». Штрафное слагаемое можно выделить цветом; но объяснять саму формулу — излишняя детализация и пустая трата драгоценного времни. Если вдруг она кого-то заинтересует, он сможет обратиться за деталями к основному тексту работы. На защитах обязательно надо подчёркивать, что именно в работе предложено лично автором. С другой стороны, здесь не место для излишнего самовыражения. Приветствуется строгий стиль презентации (оптимально — чёрный на белом фоне) и чёткая речь без единого лишнего слова.

Защита диссертации: кандидатской — 15–20 минут, докторской — 30–45 минут. Казалось бы, появляется время на то, чтобы остановиться на некоторых технических деталях. Однако, и объём работы существенно больше. Про каждую решённую задачу приходится говорить так же конспективно: постановка, зачем нужна, что получилось. Только в самых интересных случаях, которыми автор гордится особо, можно сказать примерно следующее: «Идея метода (доказательства, алгоритма) заключается в том, чтобы…». Чем выше ранг защиты, тем выше требования к актуальности решённых задач, новизне и нетривиальности предагаемых методов решения. Поэтому обязательно надо подчёркивать такие детали: сколько лет эта проблема оставалась открытой до Вас, какие возможности открывает её решение, во сколько раз возросло качество решения, и т.п. Разумеется, самовыражение также не приветсвуется.

Конференция: обычно 20 минут. Это оптимальное время для того, чтобы рассказать об одном завершённом исследовании, успев раскрыть наиболее важные технические детали. Презентация ориентирована на подготовленного слушателя, который уже в теме. Поэтому излишняя популяризация и вступительные фразы о пользе полезного неуместны. Степень детализации должна определяться тем, сколько человек (по Вашей субъективной оценке) способны понять Ваши объяснения. Желательно, чтобы каждый слайд и каждая идея были поняты хотя бы половиной аудитории. Пара шуток в течение доклада, подчёркивающих Вашу индивидуальность и вносящих некоторое оживление, вполне уместны. Дизайн слайдов должен быть строгим; ничто не должно отвлекать от понимания сути самой работы.

Бизнес-презентация для клиента (заказчика). Это сложный жанр, так как слушатель, скорее всего, будет максимально пристрастным. Продолжительность презентации и состав слушателей, как правило, известны заранее. Поэтому презентация должна быть максимально точно рассчитана на степень подготовленности конкретных людей. Подача материала на слайдах должна быть профессиональной с точки зрения дизайна. Диаграммы, схемы, графики и прочие виды деловой графики приветствуются. Слайды должны демонстрировать, что объём работы, проделанной Вашей компанией и её профессионализм велики, и рассказать обо всём в одной презентации просто не мыслимо. Речь должна быть максимально доходчивой; впечатление, что Вы хотите запутать слушателя, равносильно провалу.

Бизнес-презентация для партнёра. Продолжительность презентации — договорная. Предполагается, что слушатель настроен дружественно, и, скорее всего, будет вникать во все детали и задавать вопросы, пока не добьётся полной ясности. Хорошим тоном в этой ситуации является экономия времени Вашего партнёра. Поэтому слайды и структура выступления необходимо тщательно продумать так, чтобы провести слушателя шаг за шагом, от простого к сложному, по всем деталям презентуемого проекта. Здесь неуместны рассуждения о пользе полезного, так как партнёр, скорее всего, осведомлён не хуже Вас.

Выступление на семинаре. Стиль презентации зависит от того, сколько времени Вам выделено. Это нечто среднее между выступлением на конференции и презентацией для партнёра. Слушатель максимально дружественен. Ваша цель — добиться полного понимания у всех слушателей. Поэтому презентация должна плавно переходить от популярного введения и постановки задачи к, возможно, достаточно сложным техническим деталям, объясняющим тонкости решения. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания сути работы.

Лекция. В типичном случае полтора часа. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания содержания лекции.

Некоторые общие принципы

1. Любую тему, какой бы объёмной она ни была, можно раскрыть и за пять минут, и за полтора часа.
2. Человеческое мышление иерархично, или, если угодно, фрактально. Пытаясь понять тему, человек выделяет несколько идей как самые главные (более 5–7 одновременно в голове не удержать, реально — 3–4). Чтобы каждую из них понять поглубже, он их разбивает на более простые под-идеи. И так далее. Всю иерархию мыслей тоже в голове не удержать, поэтому где-то она неминуемо обрезается, и наиболее мелкие технические подробности могут остаться непонятыми без особого ущерба. Вся эта работа производится каждым слушателем индивидуально и полуосознанно в процессе восприятия выступления. По сути дела, выступление — это попытка одного человека передать свою «иерархию идей» другим людям. Один из принципов ясного изложения заключается в том, чтобы передавать эту иерархию в наиболее явном виде. Слушатель не должен тратить своих усилий на «восстановление» иерархии идей из сплошного неструктурированного потока фраз. Это достигается различными техническими приёмами:
   1. Несколько раз в течение выступления сказать «основная идея в том, чтобы…». Но злоупотреблять этой фразой тоже нельзя.
   2. Наиболее важные слова, идеи, фрагменты выделять цветом на слайде — чтобы они сразу бросались в глаза. И этим тоже злоупотреблять нельзя.
   3. В начале выступления привести содержание доклада. Оптимально — три пункта, в каждом — три подпункта. Если выступление короткое, проговаривается только верхний уровень.
   4. Наиболее сложные участки выступления разбивать на шаги или этапы, предваряя их очень простым слайдом со списком шагов. Например: «Предлагаемый метод заключается в выполнении трёх шагов:…» или «Есть три причины, по которым стандартный подход не оптимален. Рассмотрим каждую из них в отдельности».
3. Первые же фразы должны интриговать. Например, можно сказать о том, насколько сложной или насколько важной является данная задача, или о том, насколько неожиданным будет решение — это позволит удержать внимание слушателей до конца (но тогда концовка действительно должна оказаться нетривиальный — иначе слушатель будет разочарован).

Этапы подготовки презентации

1. Выделение нескольких основных идей.
2. Составление плана презентации (оптимально 2 уровня).
3. Продумывание каждого слайда (на первых порах это можно делать вручную на бумаге):
   • как идея этого слайда раскрывает основную идею всей презентации?
   • что будет на слайде?
   • что будет говориться?
   • как будет сделан переход к следующему слайду?
4. Написание презентации

Принципы и приемы:

1. В коротком выступлении нельзя повторять одну и ту же мысль, пусть даже другими словами. В лекции можно (и часто нужно) возвращаться к важной мысли, произнесённой ранее, чтобы углубить её понимание у слушателя.
2. над каждой фразой критически подумать: поймут ли ее слушатели; достаточно ли у них узкоспециальных знаний, чтобы ее понять; непонятные фразы безжалостно изымаются из презентации
3. однако на слайде может быть представлена и более подробная узкоспециальная информация
4. речь должна быть популярна и образна; слайды должны содержать больше технических подробностей; чтобы при обсуждении можно было на них опираться
5. слайд с оглавлением: проговаривается только верхний уровень плана
6. слайд с выводами: выводов может быть много; в зависимости от того, сколько времени осталось, проговариваются только основные выводы